EXCEL 小技・テクニック集

EXCEL業務効率化!私が行っている4つのテクニック

EXCEL業務効率化!私が行っている4つのテクニック

EXCEL業務効率化!私が行っている4つのテクニック

EXCELでの業務で多忙な毎日を送っている人に必見!?
私が培ってきたノウハウを生かした業務効率化テクニックを紹介します!

ネットでよく見る業務効率化と言えば Ctl+Cでコピー、Ctl+Vが貼り付けのショートカット…
みたいな定番ショートカットの紹介や
マクロを使って…とかよく見ますが、そのようなありきたりなものではなく
意外と役立つ誰にでも可能な効率化テクニックをご紹介したいと思います。

業務効率化テクニック@
クイックアクセスツールバーを活用しよう

EXCEL 業務効率化1

EXCELウィンドウの上部にこのようなバーがありますが、みなさん活用できていますか?
このバーにある項目は変更可能ですので、自分が良く使う業務
例えば「値貼り」「ピボット作成」「コメントの挿入」なんてのを項目に追加したいときは

EXCEL 業務効率化2

右のプルダウンからその他のコマンド(M)を選択

EXCEL 業務効率化3

コマンドの選択をすべてのコマンドにし
下の一覧から探している項目を選択し、追加をします。
欲しいコマンドを全て追加したらOK

EXCEL 業務効率化4

すると、バーの中に追加されたコマンドが表示されています。

さて、このコマンドの使い方ですが、使いたいときにマウスでクリックしてもよいのですが
より業務効率化を図るために、キーボードで行うことになれましょう。

EXCEL 業務効率化5

コピーして別のセルに値貼りを行いたいときに
Altを押すとバーに数字が表示されますので「5」を押してあげれば
値貼りが出来ます!

言ってみれば、自分で作ったショートカットキーみたいなものですね!
ちょっと地味な業務効率化に思えますが、毎日の業務となると意外な効率化になっている
ものです。

業務効率化テクニックA
シート内の移動はすべてキーボードで解決しよう

シート内でデータの一番下部に移動したとき、目視で何かのデータを見つけたいときなどあると思いますが、
マウスのホイールでくるくるスクロールしていませんか?

これ意外とイライラポイントです。
特にデータ量が多い時にデータ下部までいくのにホイールくるくるしているのは
無駄でしかありません。

これらの業務は全てキーボードでサクッと行いましょう。

データが続いている場合、一番末端までいくショートカットキーは
Ctl+↓(右側の場合はCtl+→)

目視でデータを探すとき、ホイールくるくるだとどこまでスクロールしたのかわからなくなって確認しづらいです。
その際はPgDnを押すと、画面に表示されている行数の一個下の行までスクロールしてくれるので確認しやすいです。
列を飛ばしたいときはAlt+PgDnでできます。

業務効率化テクニックB
データのコピペ業務が凄く多いんです…は危険!
大量コピペは間違いの元!出来るだけ関数で解決しよう!

EXCELの業務と言えば、誰もが経験する大量コピペ業務!
でも大量コピペって必ずどこまで間違えるんですよね。。

大量コピペを行わなければならない状況というのは、裏を返せば
そのほとんどが関数を駆使すれば一瞬で終わる業務がほとんどだと
私は考えています。

今回は一つ一つ関数を説明するのが大変なので、これらの関数の勉強をしてくださいとだけ伝えておきます。

SUMIF , SUMIFS:条件付き集計
COUNTIF , COUNTIFS:条件付きカウント
VLOOKUP:データ検索
Find , SEARCH:文字列検索
SUBSTITUTE:文字列置換

業務効率化テクニックC
少しでもめんどくさいと感じたら、ネットで検索

これはテクニックか?と思いますが、私自身今でもよく検索します。
これはさすがにできないだろーと思ったものが案外サクッと解決できるものですので皆さん
諦めずにネットで調べてくださいね!

以上ですが、実はたいしたことないテクニックですみませんでした。。。
こんなんでも役に立ってると嬉しいです。

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